Depuis sa création en 2012, la Coopérative Agricole pour le Développement des Cultivateurs (COADC) basée à Bwisha à Kalehe, travaille avec des statuts élaborés par des personnes non-membres de la coopérative et dont les articles qui ne correspondent pas à la vision, à la mission et aux aspirations des membres. Certains articles qui définissent les stratégies, processus et structurations de l’organisation, ainsi que des aspects importants de gouvernance faisaient défaut dans ce document qui contient l’ensemble des règles qui régulent leur fonctionnement.
Il n’était par exemple pas déterminé dans les statuts de la COADC, les rôles et responsabilités de certains membres du Conseil d’Administration (Bureau permanent), la limitation des mandats de gestionnaires et certains mécanismes de transparence dans la gestion. Cette situation créait une confusion dans la gestion et favorisait le désordre avec comme conséquence logique des nombreux malentendus au sein de la coopérative, a reconnu le Président du Conseil d’Administration de la COADC.
« Nous faisions face à certains conflits, vu que nous ne savions pas qui devrait faire quoi dans l’accomplissement des tâches : le président et le vice-président ont les mêmes tâches ; sans spécification des complémentarités ou de limites dans leurs fonctions respectives. Nous ne savions pas par exemple qu’il nous fallait avoir une commission de surveillance qui contrôle les actions de gestionnaires. Nous avons une caissière que nous appelions à tort trésorière et/ou comptable. Et pour chaque mouvement d’argent, il fallait que je sois là alors que nous avons un gérant de la coopérative, ainsi de suite », a confié Maombi Fikiri Joël, Président du Conseil d’Administration (PCA) de la COADC.
La COADC compte actuellement 50 membres dont 37 femmes et 13 hommes. Affiliée à l’Union des Coopératives Agricoles de Kalehe Nord (UCOAK/Nord), elle œuvre dans la commercialisation des produits agricoles de ses membres dont les haricot, soja, maïs, manioc et banane au grand marché de Minova. C’est dans le cadre de ses activités dans les chaînes de valeur haricot et soja que Feed the Future RDC, Renforcement des Chaînes de Valeur (SVC/Lima-Faidika) financé par le peuple Américain et l’USAID collabore avec la COADC pour le renforcement des capacités de ses membres.
C’est lors d’une des formations de SVC sur la bonne gouvernance et la structuration des organisations des producteurs en septembre 2021 ; que leur organisation avait décelé les failles que contenaient les documents (Statuts et ROI) qui régissent leur coopérative, a expliqué Maombi Fikiri Joël.
Les formations de SVC/Lima-Faidika sur la gouvernance et la structuration des organisations de producteurs à l’intention de ses partenaires, visent à provoquer une prise de conscience face aux causes du manque de transparence dans la prise des décisions et la gestion des ressources, de la faible inclusion sociale et du manque de services qui correspondent aux intérêts et aux besoins des membres, a indiqué Emmanuel Ntirata, spécialiste en Développement des Coopératives et Associations de producteurs (PACD).
A Minova, la COADC et 7 autres organisations de producteurs membres de l’UCOAK/Nord avaient ainsi entre autres appris à analyser et comprendre leurs statuts, ainsi qu’à bien les rédiger. Le 22 septembre 2022, un acte d’engagements a été écrit volontairement avec comme objectifs d’appliquer, à court termes, les connaissances apprises.
Après cette formation, la COADC a tenu une assemblée générale extraordinaire en date du 17 octobre 2021. Au cours de celle-ci Maombi Fikiri Joël, PCA de la COADC avait restitué aux autres membres cette formation qu’il venait de suivre sur la bonne gouvernance, la gestion comptable et la structuration des organisations de producteurs.
En guise de résultat, la majorité absolue des membres présents, 35 sur 50, ont adopté les nouvelles modifications. Les membres de COADC ont d’abord réorganisé la première partie de leurs anciens statuts. Ainsi, tous les articles sur l’identité et les valeurs de leur organisation (la dénomination, le siège social, le rayon d’action, l’objet social et la durée) ont été regroupé dans un seul chapitre sous la rubrique Introduction. Toujours dans cette partie, COADC a ajouté quatre nouvelles rubriques qui faisaient défaut dans les anciens statuts à savoir la vision, la mission, le but et les objectifs. A ce sujet, les membres de la COADC mentionnent dans leurs nouveaux statuts qu’ils veulent être de grands fournisseurs et transformateurs des produits agricoles pour accroitre leurs revenus. Ils veulent trouver des marchés porteurs et transformer leurs produits agricoles. Et en plus de l’agriculture, la COADC veut initier de petits projets d’élevage et créer au profit des membres une mutuelle de Solidarité (MUSO) et une Association Villageoise d’Epargne et de Crédit (AVEC). Ils ont aussi dans la même rubrique précisé le point sur la durée de vie de l’organisation en la fixant à 99 ans alors que les anciens statuts indiquaient que la COADC était établie « à durée indéterminée » ; ce qui n’est pas applicable aux coopératives.
Dans la même visée d’amélioration de leurs statuts, des articles sur la gouvernance de leur OP ont été aussi retouchés. Le mandat des administrateurs de 5 ans est désormais renouvelable une fois dans les nouveaux statuts alors que les anciens statuts en leur article 18 étaient muets à ce sujet.
La composition des membres du Conseil d’Administration (CA) a aussi été retouchée. Les anciens statuts mentionnaient que le CA était composé d’au moins 7 personnes, maximum 9. Dans les nouveaux statuts le nombre des membres du CA a été revu à au moins 5 personnes, maximum 11.
« En réalité, notre CA était composé de 4 personnes. Lors de la formation nous avons appris qu’il était plus judicieux d’avoir un nombre impair qu’un nombre pair des membres dans notre CA. Le formateur nous avait conseillé que c’est pour faciliter la validation des décisions prises dans l’instance de gestion. Nous avons alors décidé d’ajouter un cinquième membre dans le CA qui sera élu lors de notre assemblée générale ordinaire prévue en janvier 2022 », a expliqué le PCA de la COADC.
La COADC a aussi intégré dans ses statuts une nouvelle commission, celle de surveillance. Cette commission qui a mandat de vérifier la sincérité et la conformité des données financières de la coopérative ainsi que l’exactitude des informations livrées par le Conseil d’Administration ou par le Gérant, a été ajouté dans le souci de transparence et de traçabilité des activités de la coopérative.
« Ce sont là les quelques modifications que nous avons déjà apportées à nos statuts et nous comptons améliorer d’autres articles encore comme l’article 9 qui parle des obligations des membres. Ici nous allons ajouter le droit des membres d’être informé sur la gestion financière de la coopérative (les actifs immobilisés, les capitaux propres, les actifs circulants, les passifs circulants, la trésorerie active et passive). Nous allons par ailleurs apporter des précisions sur les attributions de certains membres du bureau permanent (conseil d’administration) notamment celles du vice-président et des conseillers », a confié Fikiri Maombi Joël, Président du Conseil d’Administration de la COADC, qui a indiqué que la modification desdits articles sera soumise au vote à la prochaine assemblée générale ordinaire de janvier 2022.
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